k.s.h. 20221013 zmiany - coroczne obowiązki i niektóre uprawnienia rady nadzorczej

Nowelizacja ujednoliciła przepisy dotyczące corocznych obowiązków oraz niektórych uprawnień rady nadzorczej w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością oraz w spółce akcyjnej. Chodzi o zmiany w art. 219 k.s.h. oraz w art. 382 k.s.h.

Zgodnie ze zmienionym art. 219 k.s.h. dotyczącym spółki z ograniczoną odpowiedzialnością:

§ 1. Rada nadzorcza sprawuje stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności.
§ 2. Rada nadzorcza nie ma prawa wydawania zarządowi wiążących poleceń dotyczących prowadzenia spraw spółki.
§ 3. Do szczególnych obowiązków rady nadzorczej należą:
1) ocena sprawozdań, o których mowa w art. 231 § 2 pkt 1, w zakresie ich zgodności z księgami, dokumentami i ze stanem faktycznym;
2) ocena wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty;
3) sporządzanie oraz składanie zgromadzeniu wspólników corocznego pisemnego sprawozdania z wyników ocen, o których mowa w pkt 1 i 2, oraz pisemnego sprawozdania z działalności rady nadzorczej za ubiegły rok obrotowy (sprawozdanie rady nadzorczej).
§ 4. W celu wykonania swoich obowiązków rada nadzorcza może badać wszystkie dokumenty spółki, dokonywać rewizji stanu majątku spółki oraz żądać od zarządu, prokurentów i osób zatrudnionych w spółce na podstawie umowy o pracę lub wykonujących na rzecz spółki w sposób regularny określone czynności na podstawie umowy o dzieło, umowy zlecenia albo innej umowy o podobnym charakterze sporządzenia lub przekazania wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki, w szczególności jej działalności lub majątku. Przedmiotem żądania mogą być również posiadane przez organ lub osobę obowiązaną informacje, sprawozdania lub wyjaśnienia dotyczące spółek zależnych oraz spółek powiązanych. 
§ 4(1). Informacje, dokumenty, sprawozdania lub wyjaśnienia, o których mowa w § 4, są przekazywane radzie nadzorczej niezwłocznie, nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia żądania do organu lub osoby obowiązanej, chyba że w żądaniu określono dłuższy termin.
§ 4(2). Zarząd nie może ograniczać członkom rady nadzorczej dostępu do żądanych przez nich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień, o których mowa w § 4. 
§ 5. Rada nadzorcza nie ma prawa wydawania zarządowi wiążących poleceń dotyczących prowadzenia spraw spółki.
§ 6. W przypadku gdy sprawozdanie finansowe spółki podlega badaniu ustawowemu, rada nadzorcza jest obowiązana, z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem, zawiadomić kluczowego biegłego rewidenta, który przeprowadzał badanie sprawozdania finansowego spółki, o terminie posiedzenia, którego przedmiotem są sprawy określone w § 3. Spółka zapewnia uczestnictwo kluczowego biegłego rewidenta lub innego przedstawiciela firmy audytorskiej w posiedzeniu rady nadzorczej. W trakcie posiedzenia kluczowy biegły rewident lub inny przedstawiciel firmy audytorskiej przedstawia radzie nadzorczej sprawozdanie z badania, w tym ocenę podstaw przyjętego oświadczenia odnoszącego się do zdolności spółki do kontynuowania działalności, oraz udziela odpowiedzi na pytania członków rady nadzorczej.

Zgodnie ze zmienionym art. 382 k.s.h. dotyczącym spółki akcyjnej:

§ 1. Rada nadzorcza sprawuje stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności.
§ 2. uchylony.
§ 3. Do szczególnych obowiązków rady nadzorczej należą:
1) ocena sprawozdań, o których mowa w art. 395 § 2 pkt 1, w zakresie ich zgodności z księgami, dokumentami i ze stanem faktycznym;
2) ocena wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty;
3) sporządzanie oraz składanie walnemu zgromadzeniu corocznego pisemnego sprawozdania za ubiegły rok obrotowy (sprawozdanie rady nadzorczej). ",
§3(1). Sprawozdanie rady nadzorczej zawiera co najmniej:
1) wyniki ocen, o których mowa w § 3 pkt 1 i 2;
2) ocenę sytuacji spółki, z uwzględnieniem adekwatności i skuteczności stosowanych w spółce systemów kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem, zapewniania zgodności działalności z normami lub mającymi zastosowanie praktykami oraz audytu wewnętrznego;
3) ocenę realizacji przez zarząd obowiązków, o których mowa w art. 3801;
4) ocenę sposobu sporządzania lub przekazywania radzie nadzorczej przez zarząd informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień zażądanych w trybie określonym w § 4;
5) informację o łącznym wynagrodzeniu należnym od spółki z tytułu wszystkich badań zleconych przez radę nadzorczą w trakcie roku obrotowego w trybie określonym w art. 382(1).
§ 4. W celu wykonania swoich obowiązków rada nadzorcza może badać wszystkie dokumenty spółki, dokonywać rewizji stanu majątku spółki oraz żądać od zarządu, prokurentów i osób zatrudnionych w spółce na podstawie umowy o pracę lub wykonujących na rzecz spółki w sposób regularny określone czynności na podstawie umowy o dzieło, umowy zlecenia albo innej umowy o podobnym charakterze sporządzenia lub przekazania wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki, w szczególności jej działalności lub majątku. Przedmiotem żądania mogą być również posiadane przez organ lub osobę obowiązaną informacje, sprawozdania lub wyjaśnienia dotyczące spółek zależnych oraz spółek powiązanych.
§ 5. Informacje, dokumenty, sprawozdania lub wyjaśnienia, o których mowa w § 4, są przekazywane radzie nadzorczej niezwłocznie, nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia żądania do organu lub osoby obowiązanej, chyba że w żądaniu określono dłuższy termin.
§ 6. Zarząd nie może ograniczać członkom rady nadzorczej dostępu do żądanych przez nich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień, o których mowa w § 4.
§ 7. W przypadku gdy sprawozdanie finansowe spółki podlega badaniu ustawowemu, rada nadzorcza jest obowiązana, z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem, zawiadomić kluczowego biegłego rewidenta, który przeprowadzał badanie sprawozdania finansowego spółki, o terminie posiedzenia, którego przedmiotem są sprawy określone w § 3. Spółka zapewnia uczestnictwo kluczowego biegłego rewidenta lub innego przedstawiciela firmy audytorskiej w posiedzeniu rady nadzorczej. W trakcie posiedzenia kluczowy biegły rewident lub inny przedstawiciel firmy audytorskiej przedstawia radzie nadzorczej sprawozdanie z badania, w tym ocenę podstaw przyjętego oświadczenia odnoszącego się do zdolności spółki do kontynuowania działalności, oraz udziela odpowiedzi na pytania członków rady nadzorczej.

W przypadku obu spółek (akcyjna i z ograniczoną odpowiedzialnością) będziemy mieć zatem jednolite zasady dotyczące rady nadzorczej:

• obowiązek corocznego składania zgromadzeniu wspólników lub walnemu zgromadzeniu pisemnego sprawozdania przez radę nadzorczą, przy czym w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością będą to dwa sprawozdania - sprawozdanie z wyników ocen (sprawozdania finansowego, sprawozdania zarządu z działalności oraz wniosków zarządu dotyczących podziału zysku lub pokrycia straty) oraz sprawozdanie z działalności rady nadzorczej (zwane sprawozdaniem rady nadzorczej) a w przypadku spółki akcyjnej będzie to jedno sprawozdanie - sprawozdanie rady nadzorczej, które zawiera w sobie sprawozdanie z wyników ocen,
• kompetencja do badania wszystkich dokumenty spółki, dokonywania rewizji stanu majątku spółki oraz żądania od zarządu, prokurentów i osób zatrudnionych w spółce na podstawie umowy o pracę lub wykonujących na rzecz spółki w sposób regularny określone czynności na podstawie umowy o dzieło, umowy zlecenia albo innej umowy o podobnym charakterze sporządzenia lub przekazania wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki, spółek zależnych oraz spółek powiązanych,
• obowiązek zawiadomienia kluczowego biegłego rewidenta który przeprowadzał badanie sprawozdania finansowego spółki, o terminie posiedzenia, którego przedmiotem są kwestie dotyczące sprawozdania finansowego, sprawozdania zarządu z działalności oraz wniosków zarządu dotyczących podziału zysku lub pokrycia straty i zapewnienia mu udziału w posiedzeniu rady nadzorczej z obowiązkiem przedstawienia przez niego sprawozdania z badania oraz udzielania odpowiedzi na pytania członków rady nadzorczej. 

Warto przy tym zwrócić uwagę, że możliwość żądania od pracowników oraz osób działających na podstawie innych umów niż umowa o pracę informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki (spółek powiązanych i zależnych) oraz określonych działań od kluczowego biegłego rewidenta w istocie dotyczą osób nie będących organami spółki, ani jej prokurentami. 

Analizowane przepisy nakładają ex lege na te osoby, dodatkowe obowiązki, przy czym informacje, dokumenty, sprawozdania lub wyjaśnienia dotyczące spółki (spółek powiązanych i zależnych) powinny być przekazywane radzie nadzorczej niezwłocznie, nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia żądania chyba że w żądaniu określono dłuższy termin. 

W związku z powyższym osoby obowiązane powinny uwzględnić fakt obciążenia tego rodzaju obowiązkiem w swoim wynagrodzeniu odpowiednio je zwiększając. 

Ponadto, aby omawiane osoby były świadome istnienia takiego obowiązku, należałoby zalecić, aby obowiązek ten został wyartykułowany również w umowach z tymi osobami. 

Nie bardzo wiadomo również, jak tego rodzaju obowiązek miałby się do tajemnic zawodowych, na przykład tajemnicy adwokackiej. Wszak Klientem adwokata jest spółka (chyba, że działa on jako doradca rady nadzorczej - przewidziany w Nowelizacji), a nie rada nadzorcza. Kwestia ta i pewnie wiele innych będzie musiała zostać rozstrzygnięta w orzecznictwie, aczkolwiek w mojej ocenie tajemnica adwokata nie powinna stać na przeszkodzie udzielania informacji nią objętych radzie nadzorczej, która jest przecież organem nadzorczym spółki, będącej Klientem adwokata. Ponadto oczywiście rada nadzorcza będzie mogła zawsze żądać dokładnie takich samych informacji od członków zarządu spółki, co jedynie podkreśla, że będą to informacje, do których rada nadzorcza po prostu powinna mieć dostęp. 

To jednak nie wszystko otóż zgodnie z art. 587(1) k.s.h.  kto, wbrew obowiązkom wynikającym między innymi z art. 219§4 i 4(1) k.s.h. oraz art. 382 § 4 i 5 k.s.h., nie przekazuje informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień w terminie lub przekazuje je niezgodne ze stanem faktycznym, lub zataja dane wpływające w istotny sposób na treść tych informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień:

• podlega grzywnie nie niższej niż 20 000 złotych i nie wyższej niż 50 000 złotych albo karze ograniczenia wolności,
• w przypadku nieumyślnego działania  podlega grzywnie nie niższej niż 6000 złotych i nie wyższej niż 20 000 złotych.

W przypadku spółki akcyjnej dodatkowo:

• ustawodawca określił elementy sprawozdania rady rady nadzorczej:
• wyniki ocen (sprawozdania finansowego, sprawozdania zarządu z działalności oraz wniosków zarządu dotyczących podziału zysku lub pokrycia straty) 
• ocenę sytuacji spółki, z uwzględnieniem adekwatności i skuteczności stosowanych w spółce systemów kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem, zapewniania zgodności działalności z normami lub mającymi zastosowanie praktykami oraz audytu wewnętrznego,
• ocena realizacji przez zarząd obowiązków informacyjnych, o których mowa w art. 380(1) k.s.h. (którego będzie dotyczył osobny wpis),
• ocena sposobu sporządzania lub przekazywania radzie nadzorczej przez zarząd informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień zażądanych w trybie określonym w art. 382§4 k.s.h. 
• informacja o łącznym wynagrodzeniu należnym od spółki z tytułu wszystkich badań zleconych przez radę nadzorczą w trakcie roku obrotowego w trybie określonym w art. 382(1) - doradcom rady nadzorczej (których będzie dotyczył osobny wpis).